Típicos errores contables en la empresa y cómo evitarlos

Nos encontramos a las puertas de finalizar el segundo trimestre del ejercicio 2020, lo que significa que es la hora de echar un vistazo a toda la contabilidad que se ha llevado a cabo durante este ejercicio.

El hecho de gestionar de manera adecuada la contabilidad de tu empresa es un factor de vital importancia para la misma, ya que permite cumplir con las obligaciones fiscales con las que cuentan todos los negocios. Debido a ello, hoy en Transeop, queremos explicar una serie de errores contables para que no exista ningún fallo en tu contabilidad de este 2020.

• Transcribir mal los datos contables.

  Las funciones que realizan los contables son tareas muy similares entre sí, es decir, acciones rutinarias que tienen que realizar todos los días, por lo que es bastante común encontrarnos con errores a la hora transcribir algunos datos. Aunque el error parece mínimo, puede suponer grandes descuadres en la contabilidad de la empresa que hagan que no se refleje la verdadera realidad financiera de la misma.



• Trabajar sin softwares de contabilidad.

  En la actualidad, llevar la contabilidad de la empresa a mano es una locura además de una completa pérdida de tiempo, puesto que mediante estos softwares las operaciones se realizan de forma mucho más sencilla y eficiente además de contar con una base de datos en la que se encuentra toda la información reflejada, evitando posibles pérdidas de documentos relevantes.

• No guardar los justificantes de ingresos y gastos.

  Aunque las cantidades de los justificantes de pago o de los tickets sean ínfimas, siempre debes conservarlos para poder realizar la tributación en el IRPF y el IVA de aquellos ingresos o gastos que estén relacionados con la actividad de la empresa.

• No realizar los devengos correctamente.

  En el caso de las amortizaciones, existen muchos errores derivados de las amortizaciones, ya que se suele contabilizar una amortización superior a la que realmente corresponde, lo cual hace que el resultado contable disminuya significativamente. Para ello, se debe contar siempre con tablas de amortización.

• Recibos bancarios sin contabilizar.

  Hay gastos que podemos deducir sin necesidad de contar con una factura que justifique los mismos, por ejemplo, las primas de seguros o las cuotas de autónomos para los que solo se necesitará un recibo bancario.

• No tener actualizados los libros contables.

  Este es un error muy común y consiste en no mantener una actualización constante de los libros contables dependiendo del régimen de tributación de la actividad económica realizada. Esto desencadena en una conciliación bancaria y pagos de impuestos mucho más complicados.

• No tener copias de seguridad.

  Asimismo, si realizamos actualizaciones pero no copias de seguridad, estaremos incurriendo en un error aun peor puesto que en cualquier momento podemos perder documentos que resulten fundamentales para la empresa. Además, existen documentos que es obligatorio conservar como las facturas, que han de conservarse por al menos cuatro años.

• No hacer la conciliación bancaria.

  Aunque llevemos un correcto registro de los libros contables, no se debe olvidar conciliar estos datos con la cuenta bancaria, puesto que esto puede desencadenar en descuadres en la contabilidad difíciles de solucionar.

• Usar una cuenta bancaria para todo.

  Tu cuenta personal y la de la empresa nunca debe ser la misma puesto que va a dificultar bastante la correcta gestión de la contabilidad empresarial.

• No diferenciar bien de inversión de gasto corriente.

  Existen múltiples ocasiones en las que se confunde una inversión con un gasto corriente de la empresa, pero, la inversión espera conseguir unos beneficios futuros, y el gasto es simplemente la utilización de un cierto bien o servicio obtenido a cambio de una contraprestación del tipo que sea.

¿Cómo se evitan los errores contables?

Estos errores se pueden evitar con facilidad prestando especial atención a todo lo relacionado con la contabilidad de la empresa y siendo lo más minucioso posible con las acciones relativas a la misma. A continuación, exponemos una serie de consejos para evitar estos errores contables:

1. Realiza cuidadosamente el registro contable.

   Esto se consigue a través de un proceso exhaustivo mediante el cual se justifiquen todos los pasos que la empresa da con relación a sus ingresos y gastos. Para ello no se tiene que olvidar ningún gasto por muy insignificante que parezca, para poder realizar correctamente las declaraciones.

2. Haz balances de sumas y saldos.

   Esto va a permitir que tengas una visión global sobre los saldos divididos en cuentas y periodos contables. Estos balances establecen la posibilidad de detectar errores contables a una velocidad muy superior que si no los realizamos ya que se tendrán todos los movimientos al debe y al haber.

3. Cuenta con un software contable.

   Los softwares para la gestión contable son un gran avance que permite realizar de manera óptima todas las tareas financieras que lleva a cabo un contable en su día a día. Además, posibilita la gestión de una gran cantidad de datos y la automatización de procesos que de manera manual conllevan bastante tiempo.

4. Concilia tu cuenta bancaria.

   Siempre se debe realizar una conciliación de las cuentas bancarias con las contables ya que estas son las encargadas de reflejar la tesorería real del negocio en cuestión.

5. Haz arqueos de caja.

   Esta acción no es más que comparar el efectivo del que dispone la empresa con el que en realidad debería haber. Esto nos va a facilitar enormemente la detección de errores contables o posibles descuadres en la financiación.

Hazte con el control de tu contabilidad.

En conclusión, ya te habrás dado cuenta de que la información que fluye desde tu departamento de contabilidad hasta llegar hasta ti debe ser completamente segura y rigurosa, puesto que de no ser así dejará de tener utilidad alguna para impedir los errores tratados. En este sentido, deben realizarse los correspondientes controles y auditorías que se necesiten para limpiar las cuentas lo máximo posible. Por tanto, para garantizar que tu contabilidad es completamente transparente y que todos sus procedimientos se están llevando a cabo de manera adecuada, debes tener en cuenta si tu información contable cumple con los siguientes aspectos:

• Que sea el fiel reflejo del patrimonio y la situación financiera en la que se encuentra la empresa, es decir, que no haya datos que no concuerden o puedan ser fraudulentos.
• Que todo quede reflejado según lo dispuesto en la legislación vigente de ese momento.
• Que no existan omisiones de información o datos.
• Que tenga un carácter completamente neutral.

Asimismo, cabe destacar que conviene revisar las cuentes que se utilicen como "cajón de sastre" que suelen ser las relacionadas con "Otros servicios" o "Partidas pendientes de aplicación". Para llevar a cabo una buena gestión contable debemos mantener bajo control cada una de estas cuentas y llevar un registro y revisión exhaustiva de las mismas.

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