▶ Stock de seguridad y punto de pedido ¿Cómo calcularlos?

Hoy vamos a hablar del stock de seguridad y del punto de pedido. Cómo todos sabemos, es un elemento importante en cualquier departamento logístico o almacén, pero no sabemos nada de lo que es, o sabemos muy poco. Y hoy, hablaremos sobre lo que es, y todo lo que sabemos sobre estos dos factores.

¿Qué es un stock de seguridad?

Un stock de seguridad, es el producto extra que se almacena para poder hacer frente si sucediera una rotura de stock. Es parte de una correcta gestión del departamento logístico calcular este dato para no caer en rotura y, por tanto, perder ventas.

Nos adecuados niveles de seguridad permiten a las empresas enfocar sus objetivos hacia un determinado sentido. En cierta manera el stock de seguridad es una manera de prepararse ante pocas en las que pueda escasear cierto producto. Esto permite a las empresas poder satisfacer la demanda de los consumidores, aunque surjan alguna de las siguientes situaciones:

• Crecimiento excesivo y no previsto en la demanda de un determinado producto.
• Averías en la fase de producción.
• Retrasos de los proveedores o suministrares de los materiales.
• Huelga de los trabajadores.

¿Cómo calcular el stock de seguridad?

Es fundamental calcular el stock de seguridad pero por el hecho de que si no lo llegamos a calcular no sabemos si tenemos demasiadas mercancías o escasas mercancías. La cuantía de existencias de seguridad también puede influir en el desarrollo de una compañía. Cuando la cifra es alta puede generar elevados costes de mantenimiento de inventario. Además, los artículos que durante un largo tiempo se almacenan pueden llegar a deteriorarse, romperse o caducar. Por su parte, pocas existencias de seguridad puede suponer una pérdida de ventas y por lo tanto un mayor porcentaje de pérdidas. La idea principal del stock de seguridad y a través de la cual se conseguirá el éxito reside en encontrar un equilibrio.

Para hacer el cálculo del stock de seguridad, debemos valorar los siguientes aspectos:

• Plazo de entrega.
• Demanda del stock de seguridad.
• Desviación normal del plazo de entrega de los pedidos.
• Desviación estándar de la demanda.
• Tasa de servicio deseado.

De esta forma, el inventario de seguridad se utilizará para cubrir la variabilidad de la demanda mientras dure el lead time (L) o tiempo de re aprovisionamiento, y el resultado del cálculo irá en función del nivel de servicio (Z) o factor de seguridad que la empresa desee ofrecer, y de la variabilidad de la demanda durante el lead time.

¿Qué es el nivel de servicio?

El nivel de servicio es el porcentaje que resulta de los pedidos que la empresa es capaz de atender en un determinado plazo o periodo de tiempo. Esto significa que, el nivel de servicio está directamente relacionado con el nivel de satisfacción de los clientes.

A nivel matemático, para calcularlo se seguirá la siguiente ecuación:

SS = Z * σDL

Siendo σDL = Desviación de la demanda (D) a lo largo del lead time (L)

Ahora, os vamos a dejar la siguiente fórmula para el cálculo del stock de seguridad, de una forma mucho más sencilla, y es la siguiente:

(Plazo máximo de entrega – Plazo de entrega normal) x Demanda Media = Stock de Seguridad.

• Plazo máximo de entrega: es el periodo máximo que puede tardar el proveedor en satisfacer tus necesidades
• Plazo de entrega normal: es el plazo normal para recibir la mercancía del proveedor
• Demanda media: es el cálculo de la demanda que tienes en situaciones habituales, haciendo una media

Por tanto, mantener un nivel de servicio alto puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente, reducir la pérdida de ventas y aumentar la rentabilidad de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de calcular el stock de seguridad?

Gracias a las existencias de seguridad tienes la posibilidad de satisfacer la demanda de tus clientes en cualquier situación, incluso si se da una de las siguientes:

• Retraso o incidencias con algún proveedor.
• Huelga del almacén.
• Crecimiento imprevisto de la demanda.
• Rotura o avería en máquinas de producción.

En el momento de hacer el cálculo de las existencias de seguridad le podemos ver algunas ventajas que a continuación exponemos:

1. Podrás ofrecer un mejor servicio a los clientes ya que no caerás en rotura de stock.
2. Podrás aumentar la calidad de la distribución y disponibilidad de tus artículos, lo que te diferenciará de las empresas de la competencia.
3. Si no lo calculas, puedes perder clientes y venta de forma directa.
4. Evitarás que te afecten temas como huelgas, retraso de suministradores, averías... O incluso una demanda mayor a la normal.

En resumen, el cálculo del stock de seguridad puede tener varias ventajas para la gestión de inventarios y la cadena de suministro, incluyendo la reducción de riesgos, la mejora del nivel de servicio al cliente, la reducción de costos, la optimización de la gestión de inventarios y la mejora de la eficiencia de la cadena de suministro.

¿Qué es el punto de pedido?

El punto de pedido es cuando establecemos un stock mínimo más la cantidad que necesitemos para cubrir las ventas previstas durante el periodo de tiempo que transcurre entre el envío del pedido al proveedor y el tiempo en el que este nos hace llegar la mercancía. Configurándolo así el pedido nos llegara coincidiendo con nuestro stock mínimo de seguridad. Y se calcula de la siguiente forma:

El punto de pedido: lo calcularemos multiplicando la demanda media (Dm) multiplicado por la plaza de entrega

Plazo de entrega: Pp = Dm x Pe

Si nuestra empresa tiene establecido un stock de seguridad (Ss)

Pp = Ss (Dm x Pe)

El stock de seguridad es igual a la demanda media por la diferencia entre el plazo máximo de entrega (Pme) y el plazo de entrega normal (Pe):

Ss = (Pme – Pe) x Dm

En resumen, el objetivo del punto de pedido es garantizar que el inventario de mercancías esté siempre disponible para satisfacer la demanda de los clientes, sin incurrir en costos excesivos de almacenamiento o de pedidos innecesarios. Al utilizar esta herramienta, las empresas pueden optimizar sus niveles de inventario, reducir los costos asociados a la gestión de inventarios y mejorar la satisfacción del cliente al garantizar la disponibilidad de los productos en todo momento.

Sistemas de reposición de stocks.

Nosotros, os vamos a poner los sistemas que más se están utilizando y tienen más éxito y son los siguientes:

→ Sistema a nivel o de revisión continúa: Con este sistema revisaríamos el stock cada vez que recepcionamos un pedido o vendemos una cierta cantidad de producto, este sistema hace posible tener una información prácticamente constante del control de las existencias. No tenemos ni una periodicidad ni unos días fijados para la emisión del pedido. Fijaremos esas fechas según el ritmo de ventas. A más cantidad de demanda también habrá una mayor cantidad de pedidos y viceversa. La cantidad a solicitar será siempre la misma, pero estará condicionada por el volumen óptimo del pedido.

→ Sistema por cobertura o revisión periódica: Como anteriormente hemos comentado consiste en hacer los pedidos para que nos hagan la entrega en días fijados con el proveedor. Las cantidades que pedimos siempre varían por lo que en este sistema siempre pediremos mercancía para llegar al nivel máximo de stock para estar cubiertos para la demanda de productos por parte del cliente. El stock máximo se establece según la demanda durante el plazo de entrega, más la demanda entre dos aprovisionamientos consecutivos, más el stock de seguridad. La revisión del stock se hará en una fecha ya fijada con anterioridad, una fecha fija. Cuando hagamos dicha revisión, nos daremos cuenta de las unidades que necesitamos a través del recuento y sabremos qué unidades se necesitan para llegar al nivel máximo del stock.

→ Sistema mixto o de revisión perfecta: El sistema de revisión perfecta es un modelo mixto que consiste en conocer el ritmo de la demanda para de esta forma prever el momento que se van a agotar las existencias. Cuando las existencias llegan al punto de pedido se hace la solicitud de re aprovisionamiento. La cantidad que se solicita en cada pedido es variable, siendo esta la necesaria para que en el momento de su recepción el stock total coincida con una cantidad fija, el stock máximo que permite el almacén.

La elección del sistema de reposición de stocks depende de varios factores, como la naturaleza de los productos, la demanda, la capacidad financiera y los objetivos de servicio al cliente de la empresa. Algunas empresas pueden utilizar una combinación de varios sistemas de reposición de stocks para diferentes categorías de productos o en diferentes etapas de la cadena de suministro.

Cómo evitamos los excesos de stock de seguridad

Para que nuestras existencias de seguridad sean lo más exactas posibles en cuanto a cantidad y que no haya excedentes ni escasez de ellas, podemos implementar unas estrategias que nos echarán una mano en este sentido:

1. Personaliza tu stock de seguridad

   Es decir, no podemos tener el mismo stock de seguridad para todos los departamentos o secciones o productos de nuestra empresa, sino que debemos hacer una personalización según el producto, la época del año, el departamento, etc, para poder calcularlo con mayor exactitud, ya que en una empresa de juguetes no se puede tener el mismo stock de seguridad en los meses de verano que en los meses de navidad, en los que hay que prevenir mucho más de productos debido a la alta demanda que tienen los juguetes por esas fechas debido a esta festividad.

   Por tanto, se debe combinar la fórmula de forma que se abarquen todas las variables posibles dentro de nuestro negocio. No podemos aplicar el mismo parámetro a todas las referencias de productos, ya que cada uno es diferente y su demanda también. En este sentido, existen softwares que ayudan a la gestión de grandes volúmenes de información y son de gran utilidad para la toma de decisiones, como es este caso. Son algunas de las aplicaciones de la inteligencia artificial en logística más destacadas y operan a través del "machine learning" y el "data meaning", priorizando las referencias que sean más sensibles para que la empresa continúe percibiendo beneficios.

2. Ten un control del stock gracias a los softwares de gestión

   Como acabamos de comentar, los softwares de gestión de almacenes son una de las herramientas más útiles en el sector logístico, sobre todo para grandes empresas que tienen miles de referencias y se hace imposible gestionar toda la información por un grupo de personas, ya que son demasiados datos.

   Estas herramientas ayudan en procesos relacionados con descuadres en los datos que muestran los registros frente a lo que realmente se guarda en el almacén, así como para controlar el stock y fijar el que sea más conveniente, sin pasarse ni quedarse cortos.

3. Mejora constantemente tus procesos y acciones

   Un error cometido por multitud de empresas es el hecho de centrar sus esfuerzos en calcular factores como la previsión de la demanda, y piensan que se respaldan teniendo stocks de seguridad muy altos. Sin embargo, resultaría mucho más beneficioso prestar atención a aspectos que sí que se pueden controlar dentro de la empresa, como los tiempos de espera de los envíos para reducir los ciclos y ganar tiempo perdido por una mala organización.

4. Realizar una auditoría regular del inventario

   Realizar una auditoría regular del inventario para identificar los productos que no se están vendiendo y ajustar las existencias en consecuencia.

   En resumen, el error de muchas empresas no es otro que centrarse en procesos que no son capaces de controlar porque no dependen únicamente de ellos, sino que están relacionados con el comportamiento de los consumidores, del mercando o de la competencia, dejando de lado aquellos procesos que si pueden manejar porque son internos de la empresa.

En conclusión, el uso de herramientas tecnológicas adecuadas puede potenciar la gestión del stock de seguridad y el punto de pedido en el transporte y la logística. Estas herramientas permiten una mayor precisión en los cálculos, un seguimiento más eficiente del inventario y una toma de decisiones más informada. Al aprovechar estas tecnologías, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa, reducir los costos y brindar un mejor servicio a sus clientes.

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