Packing list: para qué sirve y cómo rellenarlo

¿Qué es el packing list?

El packing list, es un documento que se utiliza para la exportación (se le da más importancia en el transporte marítimo). Dentro de este documento se expresa todo lo que hay, es decir, la mercancía, las facturas, documentos que necesite, etc; y debe ser emitida por el emisor o la persona que lo envía.

Dicho escrito es muy importante para el transporte marítimo, puesto que dentro de él se indica todo los que se va a exportar.

¿Para qué sirve el packing list?

El packing list o lista de embalaje, como hemos dicho antes, se utiliza para las exportaciones, de manera que la información que contiene debe ser lo más exacta y detallada posible. ¿Y para qué nos servirá tenerlo todo detallado adecuadamente? Pues bien, al tener la información ordenada, la mercancía será mucho más sencillo de identificar tanto por parte del transitario, como por los servicios aduaneros y el propio destinatario del envío.

Asimismo, además de servirnos de gran ayuda en nuestras operaciones internacionales, es fundamental para la emisión, por ejemplo, del bill of lading, así como para impedir el envío de mercancías ilegales o que no están permitidas.

Hay limitaciones que influyen a algunas mercancías y países, esto quiere decir que, si nuestra mercancía está restringida en un país terminara bloqueada en las aduanas.

¿Por qué es importante rellenarlo bien?

Cualquier fallo a la hora de completar el documento podría conllevar futuros problemas cuando la mercancía pasa por el despacho de aduanas, ya que puede quedar retenida por más tiempo, produciendo demoras o retrasos en la entrega.

En el momento de poner los datos en el impreso tenemos que prestar atención, ya que como hemos comentado, cualquier dato erróneo puede marcar la distinción entre liberar la mercancía de forma rápida o que haya hasta semanas de demora en la entrega, lo cual puede suponer grandes cantidades de dinero en sobre costes.

En resumen, es importante rellenar el packing list correctamente porque puede afectar a la eficiencia del proceso de envío, la seguridad de la mercancía, la satisfacción del cliente y los costos de la empresa. Es importante dedicar tiempo y atención a completar el packing list con la información precisa y detallada sobre los productos que se envían.

¿Qué debe contener?

No hay un único ejemplo de documento de lista de embalaje, sino que hay diferentes modelos muy similares entre sí en lo referido a la estructura y la información que hay que poner en ellos. Sin embargo, también es una práctica muy habitual que la empresa realice su propia lista de embalaje añadiendo pequeñas variaciones en función de sus gustos y necesidades.

Es muy parecido a una hoja de cálculo y en ambas tenemos que añadir los siguientes datos:

• Datos del expedidor.
• Datos del receptor.
• Fecha.
• Dirección tanto de origen como de destino.
• Cantidad de bultos.
• Descripción de los bultos.
• Peso y volumen de cada producto.
• Peso y volumen del conjunto de bultos.
• Número de factura comercial.

Asimismo, también hay otra información que no tenemos que incluir aunque se recomienda incluirlos en la elaboración de este documento:

• El código HS, TARIC o código del sistema armonizado.
• Si se trata de un FCL (contenedor completo) con más de un contenedor, se recomienda exponer lo que contiene cada uno de ellos.
• El número de precinto del contenedor/es.

El formato y el diseño del packing list pueden variar según las preferencias de la empresa o las regulaciones aduaneras del país de origen o destino. En algunos casos, el packing list puede requerir firmas de los remitentes y destinatarios para confirmar la recepción de los productos.

¿Cómo aprovechar al máximo el Sobre Porta-Documentos del Packing List?​

En los porta-documentos se pone principalmente el packing list. El paquete es el único contacto físico que hay entre la compañía y el consumidor final.

Así puedes aumentar las comunicaciones con tu cliente a través del sobre porta-documentos, puedes poner flyers o folletos informativos para dar a conocer el nuevo artículo o las promociones activas o simplemente agradecer al cliente la compra realizada.

Algunas consideraciones:

• El packing list no es lo mismo que la guía de despacho.
• El código de barra es el identificador que se utilizará para el packing de los productos. Debe ser único para cada SKU. Shipit no se hará responsable en caso de no cumplir con dicho requerimiento.
• Si algún artículo no posee código de barra, puede ser ingresado con un SKU donde Shipit generará un código de barra automático para que lo puedas etiquetar en cada unidad. Si no deseas hacerlo, en Shipit se puede etiquetar incurriendo en un costo extra de ingreso por cada unidad procesada.
• No se hacen distinciones entre caja máster y unidad. Si se ingresan 10 cajas de 10 unidades cada una, se entiende que son 100 unidades del producto despachable.
• Las dimensiones del producto son utilizadas para estimar el volumen que se está utilizando en bodega. Ingresar estas unidades de forma errónea puede implicar en costos de almacenaje más altos.
• La cantidad mínima de alerta de stock se configura solo al ingreso a través del Packing List.

Consejos para rellenar el packing list correctamente

A continuación, también te dejamos unos cuantos consejos para que puedas rellenar la lista de embalaje sin errores.

En primer lugar, debes expresar los datos de la manera más detallada posible para que la labor en aduanas y de tu destinatario sea mucho más fácil. De esta forma evitamos también el envío de mercancías que no están permitidas en ciertos países y que en caso de no poder entrar en el lugar de destino, supondrían una pérdida monetaria bastante grande.

Es mejor que los problemas que surjan se solucionen en el país de origen antes de proceder al envío de las mercancías, ya que los trámites burocráticos se realizarán más fácilmente que en un país extranjero.

En el momento en que la mercancía llegue al país de destino, se medirá y pesará, para comprobar que coincide la mercancía real con la que se expresa en el documento. Aquí reside la importancia de la exactitud de los datos en el documento, ya que cualquier error entre los datos y la realidad no van a ser más que complicaciones, empezando por la retención de la mercancía y acabando con pagos extras de envío.

Packing list y factura comercial

A menudo existen casos en los que se confunden ambos términos, puesto que son impresos que presentan cierto parecido, a pesar de tener misiones totalmente diferentes.

En primer lugar, tiene como fin principal el hecho de estipular todas las particularidades o especificaciones que tiene la carga, por lo que es muy importante que pongamos los datos exactos en cuanto al peso, medidas, volumen, descripción, etc.

Por su parte, el objetivo que persigue la factura comercial es el de fijar los requisitos en las operaciones de compraventa internacional, por lo que la información que va reflejada en ella está relacionada con el valor de los productos, así como con los Incoterms, medios de pago...

Como podrás ver, son distintos impresos y, por tanto, sus datos también lo serán. Sin embargo, la información que hay en uno y otro debe estar relacionada, es decir, deben aparecer los mismos datos en cuanto al peso, cuantía, número de unidades, etc. de las mercancías.

Diferencias entre packing list de exportación y packing list de envío doméstico

El packing list de exportación tiene que incluir todos los datos relacionados con la información para contactar tanto con el emisor como del receptor de la mercancía, cuya información está relacionada con las operaciones internacionales de compraventa de mercancía. Por ejemplo, los lotes totales que se transportan o datos específicos sobre el tipo de embalaje que llevan los productos, materiales que se han empleado para ello, etc. Es decir: "3000 tuercas en 300 cajas en 30 palets."

No obstante, para las mudanzas se utiliza un documento diferente, que también es un packing list pero no tal y como acabamos de describirlo en el párrafo anterior. Esto se debe a que en una mudanza marítima por ejemplo, el emisor y destinatario son el mismo, por lo que no sería necesario incluir el citado dato en el documento.

Por otra parte, en el de mudanza o envío doméstico hay una función de declaración jurada de valor, debido a que no existe una factura comercial, se le atribuye un valor estimado a las mercancías que se envían para que pasen por el despacho aduanero correspondiente. El citado valor se asigna por bulto y por separado, es decir, 10 cajas de tuercas que tienen un valor total de 100 euros.

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