GESTIÓN DE ALMACENES: ¿Cómo se gestiona un almacén?

La gestión de almacenes y, en general, todo lo relacionado con la cadena de suministro tiene un gran papel dentro de la empresa. Normalmente, dentro de esta cadena los esfuerzos irán dedicados en su mayor parte a los inventarios, stocks y pedidos que son los aspectos de los que depende un buen o un mal porvenir para el negocio.

En este sentido, estamos en un entorno que se encuentra en continuo crecimiento y evolución y el sector del transporte y la logística no es ninguna excepción de ello. Debido a ello, en el post de hoy hablaremos sobre el orden y la gestión de almacenes, así como de los sistemas de gestión de almacenes que existen.

Este avance del que hablamos, se ha producido sobre todo debido a la evolución de las tecnologías y sistemas de información, que han permitido que la logística de un gran salto evolutivo y, con ella, la gestión de almacenes, que se ha optimizado hasta tener un campo mucho más amplio de acciones y obligaciones que las que se tenían hace tan solo algunos años.

En la actualidad, podríamos definir la gestión de almacenes como un sistema que se encarga de proporcionar componentes tanto físicos como funcionales que cuenten con las competencias necesarias para que los intercambios o compraventas dispongan de un valor añadido.

¿Qué se hace en el almacén?

Las labores y tareas que se llevan a cabo dentro del almacén son:

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

La recepción de mercancías consiste en la entrada de los productos que han enviado con antelación a los proveedores al negocio. Aquí, se realizan acciones de comprobación de la mercancía recibida para ver si coincide con la solicitada y con la información que aparece en el albarán de entrega. Cuando decimos comprobar, nos referimos a todo lo relacionado con la cantidad, calidad o las características de la mercancía en contraste con lo que habíamos pedido en un principio para identificar posibles errores, ya que si la recepcionamos y no nos damos cuenta de un error y firmamos el albarán de entrega, perderemos la posibilidad de reclamar al proveedor.

ALMACENAMIENTO

Una vez que hemos examinado que la mercancía recibida es la misma que la solicitada, debemos buscar la ubicación que más nos interesa dentro del almacén para cada uno de los productos. El principal objetivo de esta acción es mantener un orden dentro de nuestras instalaciones, de manera que se encuentre el lugar ideal para cada artículo y se consiga un fácil acceso a ellos por parte de todos los trabajadores del almacén.

Para hacer más fácil esa tarea se utilizan medios como estanterías mecánicas, depósitos, instalaciones, así como medios de transporte interno como pueden ser las carretillas elevadoras o las cintas transportadoras.

MANTENIMIENTO

Aquí debemos encargarnos de que la mercancía se mantenga tal y como la recibimos durante el tiempo que se encuentre almacenada antes de ser expedida a los clientes finales. Para ello, se debe tener en cuenta la legislación vigente por la que se rige para estar al tanto de las normativas en cuanto a higiene y seguridad de los productos en el almacén.

CONTROL DE STOCKS

Otra de las labores será la de realizar un cálculo para estimar la cantidad de cada artículo que tenemos que acopiar y la frecuencia y cantidad de pedidos que habitualmente recibimos para tener un control de stock eficaz que permita una disminución de los costes de almacenaje.

EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS

Por último, la última fase de toda cadena de suministro será la de expedir las mercancías en función de los pedidos realizados por los clientes finales. Para ello, tenemos que elegir el medio de transporte adecuado según la mercancía que transportemos (normal, refrigerada, muy pesada) y de la modalidad de transporte contratada por los clientes (urgente, ordinario, etc).

Objetivos de la gestión de almacenes

Los objetivos son muy importantes a la hora de tener éxito en la gestión de los almacenes, por eso, es muy importante que todas aquellas personas involucradas en este sentido y, en particular, el responsable para poder alcanzar este fin de manera eficaz. Los principales objetivos o propósitos de la gestión de almacenes serán:

• Agilidad y rapidez en la distribución de mercancías.
• Reducción de costes.
• Optimización de la capacidad de volumen del almacén.
• Menos operaciones de manipulación y transporte.
• Mejor servicio al cliente.
• Aumento de la seguridad.
• Más flexibilidad.
• Mejora de la eficiencia logística.

En resumen, los objetivos de la gestión de almacenes son mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios, optimizar la gestión de la cadena de suministro, garantizar la seguridad en las operaciones, mejorar la visibilidad de la información y reducir los costos operativos.

¿Cómo diseñar un proceso de gestión de almacenes?

Para crear un diseño capaz de optimizar la gestión de nuestro almacén, sencillamente debemos seguir unos simples pasos. Aunque parece una labor sencilla, no siempre lo es, puesto que es muy habitual olvidar ciertas tareas que aunque puedan parecer insignificantes también suman para la optimización de nuestra gestión y, por tanto, para los beneficios que obtenemos gracias a ella.

1. Diseño del plan de distribución

   Este factor va a depender de varios aspectos; en primer lugar de si estás creando la empresa desde cero o ya la tienes creada. Si estas en la fase de creación tienes que pensar en aspectos como si dispondrás de un almacén propio o te interesa más subcontratarlo, la ubicación de tus instalaciones, el tamaño, las zonas de las que dispondrá, etc.

   En el caso de que ya cuentes con una empresa, tienes que revisar todos los procesos que acabamos de mencionar para tener un entendimiento mucho mejor de cada uno de ellos.

2. Almacén propio vs. Subcontratado

   Ahora haremos hincapié en si nos conviene más contar con un almacén propio, con sus correspondientes gastos o, por el contrario, realizar una subcontratación para ahorrar en este sentido. Para tomar una decisión tenemos que tener en cuenta diversos aspectos que pueden afectarnos como nuestra estrategia comercial, el comportamiento de nuestro mercado, nuestro modelo de ventas, etc.

   A modo de resumen, los almacenes propios tiene más beneficios fiscales, mayor optimización de recursos y un mayor control de la gestión de las existencias con las que contamos pero, por otra parte, se ha de pagar un alquiler e impuestos por las instalaciones, así como el cuidado de las mismas, es decir, se tiene que llevar a cabo una inversión mayor, al menos inicialmente.

   Por su parte, la subcontratación tiene beneficios en cuanto a los impuestos, no requiere de trabajadores con formación, y puede traer alianzas con otras empresas logísticas o de transporte, pero, por otra parte, puede contar con problemas de comunicación, no hay un control total de las existencias y pueden aparecer problemas de espacio en las instalaciones.

3. Tamaño del almacén

   Para definir el tamaño ideal de nuestro almacén tenemos que prestar atención a aspectos como la cantidad de productos que mantendremos almacenados, es decir, la previsión de la rotación de stock que tendremos, o lo que es lo mismo, la cantidad de tiempo que tendremos los productos almacenados en función de la frecuencia con la que se demanden los mismos, que serán las veces en las que salgan unos y entren otros, es decir, la rotación de stock. Asimismo, se debe evaluar el tamaño de los productos, el tiempo que tardamos en la producción, si se requieren pasillos especiales, el tipo de maquinaria que se usará para la manipulación de la mercancía y la cantidad de operarios que se van a requerir.

4. Ubicación del almacén

   Aquí nos fijaremos en factores como incentivos gubernamentales, la clase de negocio que tengamos (venta al cliente final en nuestras propias instalaciones, distribución puerta a puerta...), disponibilidad de materiales y suministros, etc.

5. Distribución de las zonas

   Cualquier almacén, sin importar las plantas que tenga o la amplitud del mismo, debe contar con una zona de recepción de los productos, zona de almacenamiento, zona de picking o preparación de pedidos, zona de expedición, pasillos y zonas para maniobrar con la maquinaria indicada en las estanterías o espacios donde se encuentre la mercancía requerida y oficinas para los distintos departamentos "ajenos" a la cadena de suministro.

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