Ciclo de Deming o Ciclo PDCA en transporte y logística

El ciclo de Deming o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) cuyas siglas se podrían traducir al español como "Planificar, Hacer, Verificar y Actuar" es un sistema de gestión de calidad que permite llevar a cabo estrategias de mejora continua en la empresa, pudiendo resolver problemas de forma mucho más sencilla, rápida y controlada.

Este sistema debe su nombre al consultor estadounidense que lo popularizó, William Edwards Deming, aunque su creación es atribuida a su mentor, Walter Shewhart. William Edwards Deming trabajó de la mano de ingenieros y científicos, - ya que era experto en sistemas de gestión de calidad y contaba con amplios conocimientos de estadística -, para aplicar el círculo PDCA en empresas japonesas sobre los años cincuenta. Sin embargo, no fue hasta treinta años después cuando su metodología se establecería en EE.UU.

Qué es el ciclo PDCA o Deming

Como señalábamos, el ciclo Deming es un sistema de mejora que tiene como objetivo el de optimizar de forma continua un determinado procedimiento dentro de la empresa, identificando la causa o el origen del problema y corrigiéndolo. Es un proceso que tiene un mecanismo que funciona como una rueda, de manera que cuando se acaba la última etapa, la empresa vuelve a empezar, fomentando la autoevaluación continua para identificar nuevas oportunidades de mejora en todos los procesos.

Así, el funcionamiento del sistema sería la identificación de un problema recurrente en algún procedimiento, la planificación de una acción de mejora, la realización de esta mejora, la evaluación del funcionamiento tras la mejora y el ajuste correctivo con el objetivo de implementar el nuevo proceso mejorado en la empresa.

Por tanto, el ciclo de Deming o PDCA es un proceso de mejora continua que se utiliza para identificar y solucionar problemas en un sistema o proceso. Se compone de cuatro etapas: planificar (P), hacer (D), verificar (C) y actuar (A). En cada una de estas etapas, se analiza el sistema o proceso en cuestión y se toman medidas para mejorarlo.

Etapas del ciclo Deming o PDCA

El ciclo PDCA, como sus siglas indican, tiene cuatro etapas diferenciadas:

→ Planificar

En esta primera etapa del proceso hay que definir el problema recurrente que queremos mejorar. Estos errores suelen ser problemas en las fases de picking y packing, retrasos en la preparación de pedidos, alto volumen de devoluciones o entregas de paquetes fallidas, etc. Por tanto, lo primero será llevar a cabo un control minucioso de las áreas que estén siendo afectadas por estos problemas.

Aquí, se pueden diferenciar tres subetapas que son fijar las oportunidades de mejora y analizar el punto de partida, establecer objetivos que sean medibles específicos y reales y, por último, preparar el plan de actuación para solventar el problema.

Por ejemplo, un objetivo puede ser reducir los tiempos de entrega en un porcentaje determinado para mejorar la satisfacción del cliente.

→ Hacer

Esta es la segunda etapa del ciclo PDCA también llamada etapa de testeo. El principal fin de este proceso es la ejecución del plan de actuación elegida, así como eliminar los motivos del problema. En este sentido, se deben establecer instrucciones claras y formación para los empleados que intervienen en estos procedimientos, así como registrar cualquier cambio que se haga respecto al plan de actuación designado.

Por ejemplo, se implementa un nuevo sistema de gestión de flotas para optimizar las rutas y mejorar la eficiencia de entrega.

→ Verificar

Aquí se evaluarán los resultados obtenidos en comparación con lo planificado. En este proceso se utilizan métricas como gráficas o diagramas para interpretar la información obtenida. Es importante que se respeten los plazos destinados para no tomar decisiones precipitadas con datos insuficientes.

Una vez se hayan evaluado los resultados pueden darse dos situaciones diferentes, que se cumpla el objetivo previsto de manera que avanzaríamos a la siguiente etapa del ciclo Deming o PDCA, identificando al mismo tiempo si han aparecido nuevos problemas en otras áreas que tengamos que resolver. O, de lo contrario, que no se haya alcanzado el objetivo previsto de manera que tenemos que volver a la etapa anterior y repasar su desarrollo para identificar el error.

Por ejemplo, se comparan los tiempos de entrega actuales con los objetivos establecidos y se identifican áreas donde aún se requiere mejora.

→ Actuar

En la última etapa del ciclo Deming, debemos integrar las actuaciones en un documento que debe ser accesible para la plantilla, así como estandarizar estos procesos y controlarlos de forma continuada. De esta forma, son habituales las sesiones de formación, entre otros.

En resumen, se realiza una capacitación adicional al personal de entrega para optimizar los tiempos y reducir errores en el proceso de entrega.

Ventajas del ciclo Deming

La aplicación del ciclo PDCA tiene las siguientes ventajas:

• Es un método estandarizado que se puede extrapolar a cualquier área de la empresa como sistema de mejora continua.
• Sirve de hoja de ruta para garantizar la correcta ejecución de un determinado proyecto.
• Ahorra tiempo en la búsqueda de soluciones.
• Realiza un análisis exhaustivo de los errores más frecuentes, así como posibles soluciones.
• Establece ciertas instrucciones a seguir para eliminar las causas de un problema, sin incidir en ello las variaciones en el personal.
• Promueve el trabajo en equipo, ya que todos los intervinientes en los procesos afectados deben actuar para solucionar el problema identificado.

En resumen, el Ciclo de Deming ofrece varias ventajas para las organizaciones en términos de mejora continua, enfoque basado en datos, eficiencia y eficacia, gestión de riesgos y oportunidades y participación de los empleados. Al seguir este ciclo, las empresas pueden optimizar sus procesos y resultados, adaptarse a los cambios del entorno y mantener una ventaja competitiva en la logística y el transporte de mercancías.

Desventajas del ciclo Deming

Aunque el Ciclo de Deming es un modelo ampliamente utilizado y ha demostrado ser efectivo en muchos casos, también tiene algunas desventajas, como las siguientes:

1. Requiere un compromiso constante: La mejora continua requiere un compromiso constante por parte de la organización y de los empleados. Si el compromiso no es constante, el modelo puede no tener el impacto deseado.
2. Puede ser difícil de implementar: El Ciclo de Deming puede ser difícil de implementar en algunas organizaciones debido a la resistencia al cambio, la falta de recursos, la falta de capacitación adecuada y otros factores.
3. Puede ser costoso: La implementación del Ciclo de Deming puede ser costosa, ya que puede requerir la contratación de expertos, la capacitación de empleados y la adquisición de herramientas y tecnologías.
4. Puede ser un proceso largo: La implementación del Ciclo de Deming puede ser un proceso largo y requiere tiempo para ver resultados. En algunos casos, puede llevar años antes de que se vean mejoras significativas.
5. Puede no ser aplicable a todas las situaciones: Puede no ser aplicable a todas las situaciones, especialmente en casos donde los procesos son altamente variables o donde hay factores externos que no se pueden controlar.

En resumen, el Ciclo de Deming tiene algunas desventajas, incluyendo la necesidad de un compromiso constante, la dificultad para implementarlo, el costo, el tiempo que lleva ver resultados y su falta de aplicabilidad en todas las situaciones. Sin embargo, a pesar de estas desventajas, el Ciclo de Deming sigue siendo un modelo de mejora continua efectivo y ampliamente utilizado en muchas organizaciones.

Fuentes: www.beetrack.com / www.mecalux.es

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