PDA: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Como funciona?

Un PDA, - término que proviene del término Personal Digital Assistant-, es un terminal de tamaño pequeño que combina un ordenador, un teléfono, un fax y conexiones de red.

Los PDAs, conocidos normalmente como ordenadores de mano (hand-held computer), pueden usarse tanto como teléfono móvil, fax, navegador de Internet, como organizador personal, o como GPS, entre otras funciones. Sin embargo, para que no se produzcan dudas sobre las características de estos dispositivos, a continuación, exponemos las más representativas:

• Pantalla táctil.

  Por lo general, bastante simples. Habitualmente cuentan con un único desplegable en el que se realizan todas las tareas.

• Tarjeta de memoria.

  La mayoría permite el uso de tarjetas SD, aunque también existen PDAs que cuentan con un puerto USB.

• Conectividad inalámbrica y por cable.

  Algunos de estos dispositivos usan un cable USB que permite conectarlos con el ordenador, así como para servir de puertos de alimentación de corriente eléctrica. En el caso de la conectividad inalámbrica, la mayoría de los terminales modernos cuentan tanto con conectividad Bluetooth como la posibilidad de conectar teclados, auriculares y dispositivos GPS, entre otros.

• Sincronización.

  Esta es una de sus funciones de mayor relevancia y consiste en la sincronización con los ordenadores personales, permitiendo que la información que tenemos en estos sea la misma que la que tenemos en nuestro terminal PDA.

La mayoría de los PDAs comenzaron a usarse gracias a una especie de bolígrafo que reemplazaba al actual teclado, por lo que introdujeron el reconocimiento de escritura a mano. Hoy en día, los PDAs pueden equiparse con un teclado y/o reconocimiento de escritura a mano. Algunos PDAs son capaces hasta de reaccionar al habla a través de tecnologías de identificación de voz. Apple fue una de las primeras empresas en ofrecer PDAs, pero pronto muchas otras empresas empezaron a hacer productos similares.

Se puede categorizar los PDAs según su sistema operativo:

• Palm, que utiliza Palm OS y ocupa el 40,7% del mercado.
• Pocket PC con sistema operativo Windows Mobile, que ocupa el 40,2% del mercado.
• BlackBerry utiliza un sistema operativo propietario para el BlackBerry y ocupa el 14,8% del mercado.
• Linux, con un 1,9% del mercado.
• Android, es el sistema operativo de Google y es utilizado por Samsung y fabricantes como Sony, LG, HTC, etc.
• Windows, principalmente utilizado por Nokia.
• iOS, el más reciente es el iOS 13, es utilizado en todos los dispositivos Apple.
• Pocket PC, es utilizado principalmente por HP, aunque también se utiliza en empresas informáticas como Acer o Dell.
• Symbian OS, este es el sistema operativo de los teléfonos de gama superior de Nokia.
• MeeGo, esta es la unión entre dos sistemas operativos: Maemo y Moblin, competidores directos de Intel y Nokia.
• Otros, que en total ocupan un 2,4% del mercado. Cabe destacar que dentro de ese porcentaje se encuentran los dispositivos destinados al público infantil producidos por diferentes empresas con fines didácticos. Algunas de estas empresas son Hasbro o Mattel.

Las últimas tecnologías nos ayudan a controlar todos los pasos y cuando ocurran incidencias, poder saber dónde está el origen exacto del problema para depurar las correspondientes responsabilidades. Un PDA de recogida de datos nos permite mantener el inventario actualizado en tiempo real a través de un terminal móvil.

Los PDA tienen múltiples finalidades en función del tipo de negocio al que nos dirijamos, desde una empresa de restauración que quiere que los camareros comuniquen con la cocina rápidamente, hasta un operador logístico con sedes en distintos lugares de España.

Estos dispositivos pueden utilizarse como un Terminal Punto de Venta (TPV), de manera que lo transportemos con nosotros donde necesitemos, sin dejar de realizar actualizaciones de inventario.

El terminal PDA está presente en casi todos los procesos de extracción y reposición de mercancía que se ejecutan en el almacén:

• Preparación de pedidos a cliente final: picking, validación y expedición.
• Devoluciones a proveedor, traspasos entre almacenes.
• Control de stocks e inventarios.
• Recepción de pedidos.

Una de las preguntas más frecuentes sobre estos terminales es cuál es su diferencia con las conocidas agendas electrónicas. Pues bien, la principal diferencia que encontramos con estas no es más que su procesador y su sistema operativo, puesto que las agendas electrónicas carecen de ambos. Además, no cuentan con la posibilidad de incluir nuevos softwares o funcionalidades.

Ventajas del PDA

Las ventajas más características del PDA son mayor rapidez, mayor productividad y menos errores, ya que mecanizando los procesos eliminamos margen de error de una gestión manual y facilitamos trabajo.

Si trabajamos con PDA, después de hacer la extracción de la mercancía, podemos hacer una validación añadida del pedido del cliente antes de la expedición. Así se previenen las temidas devoluciones que tantas pérdidas ocasionan.

Algunas ventajas más son:

• El aumento en la trazabilidad del producto, ya que podemos conocer en qué momento del proceso de preparación o recepción se encuentra a tiempo real una determinada referencia.
• La facilidad en la formación del personal, porque simplificamos su gestión. El equipo que trabaja en el almacén no tiene que estar formado por personal especializado en la Distribución de recambios. Este personal puede dedicarse a la atención telefónica o de mostrador para prestar atención de los pedidos y disminuir el porcentaje de devolución.
• Mejora la eficiencia ya que permiten la captura de datos en tiempo real, facilitando la gestión de la cadena de suministro y mejorando la eficiencia en la recolección de información.
• Permite una mayor precisión al poder realizar la lectura automática de códigos de barras y etiquetas RFID.
• Posibilita una mayor movilidad permitiendo a los trabajadores recolectar y actualizar la información en cualquier lugar y momento.
• Más seguridad debido a que se reduce el riesgo de pérdida o robo de mercancías al permitir una mayor trazabilidad de las mismas.
• Se mejora la comunicación en tiempo real con los diferentes departamentos y partes interesadas en la cadena de suministro, facilitando la toma de decisiones y la coordinación.

PDA en empresas

El PDA es un aparto muy fácil de utilizar para cualquier trabajador ya que incluye todas las operaciones logísticas: pedidos, almacenamiento, devoluciones, inventarios y envío, aportando notificación si es urgente o no.

La PDA permite otro elemento primordial para las empresas de transporte internacional en cuanto a la gestión de almacenes se refiere, que el cliente de su conformidad a través de una firma digital, confirmando que recibió la mercancía. Esto en el ámbito legal es totalmente válido. Es muy habitual que los aparatos tengan esta opción para agilizar los procesos y centralizarlos, ya que cuando se realiza la firma se elabora un albarán en el momento.

Por tanto, después de asimilar todas las características que conforman estos dispositivos, solo nos quedará preguntarnos si serán útiles para nuestro negocio o empresa, a lo que daremos respuesta a continuación.

¿Necesito un PDA en mi empresa?

Estos terminales resulta muy eficaces para empresas que cuentan con grandes dimensiones, así como industrias, supermercados, grandes almacenes y empresas de retail. Esto es debido a que suelen venir preparados con especificaciones muy útiles para distintos modelos por lo que hacen la función de complemento necesario para los terminales TPV, realizando de manera sencilla y eficaz la gestión del stock y de los almacenes de grandes dimensiones con los que suelen contar estas empresas.

Cambios visibles del PDA

El cambio principal para la gestión se basa en los envíos. Se clasifican según el proceso de preparación y el tipo de entrega.

• Envíos urgentes.
• Envíos por rutas.
• Envíos por agencias de transporte.

Estos terminales nos informan automáticamente del estado de preparación de cada envío según su clasificación. También nos permite imprimir los albaranes para el cliente.

La agilidad en los flujos de trabajo es la consecuencia más evidente del PDA:

• Como se controla a tiempo real el estado del trabajo del almacén, el personal puede cambiar fácilmente entre preparación de pedidos y ubicación de mercancía. El trabajo se puede balancear rápidamente porque disponemos de información fiable para tomar decisiones y trabajar con eficiencia.
• La información instantánea entre recepción y preparación de pedidos nos permite una gestión inmediata de las peticiones de nuestros clientes.

Debemos asegurarnos de que disponemos de conexión a Internet para vincular la PDA a nuestra base de datos y que tenemos buena conexión para poder disponer de información a tiempo real para la gestión del almacén.

Todos los productos y ubicaciones tienen que estar etiquetados.

• Productos: La gran mayoría ya vienen etiquetados por el proveedor. Pero si no fuera así, debemos tener un sistema que transforme la referencia en el código de barras correspondiente.
• Ubicaciones: Todo el almacén tiene que estar etiquetado antes de empezar a trabajar con PDA. El tamaño mínimo de la etiqueta será el óptimo para su lectura. Dependerá de la longitud de la ubicación y no debe ser superior a 15 dígitos.

El uso de este dispositivo marca un antes y un después en la gestión de la logística de cualquier empresa. Pero si estamos en el sector logístico, con una media muy elevada de referencias y pedidos preparados por día, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras, es especialmente recomendable.

Esto aumenta las posibilidades de aplicación: por un lado, el comercial ya no está obligado a regresar a la empresa para volcar los datos en el ordenador central o en los servidores y, por otro, la posibilidad de que los sistemas de información centrales de la compañía obtengan todos los datos en tiempo real es precisamente lo que hace recomendable la utilización de PDA en la actividad logística.

¿Por qué debemos incorporar el terminal PDA para la gestión comercial?

Como hemos comentado en los anteriores apartados, los terminales PDA nos facilitan enormemente las actividades de gestión comercial de almacenes y de procesos como el de picking, devoluciones o control de stock. Resulta de gran efectividad por el hecho de transmitir la información de manera telemática e instantánea sin dar lugar a errores o retrasos.

Esto quiere decir que, si nuestra empresa cuenta con un stock distribuido en diferentes lugares, dichos terminales serán los que nos van a permitir recabar los datos necesarios y, de esta forma, mantener siempre un inventario actualizado en tiempo real.

PDA vinculado a nuestro sistema de gestión (ERP).

Una vez tenemos claro todos los aspectos mencionados en este artículo, no debemos olvidarnos de vincular nuestro dispositivo PDA al sistema de gestión utilizado en nuestra empresa. Dicho sistema de gestión, más conocido como ERP, se vinculará a nuestro dispositivo PDA a través de una interfaz específica que cuenta con diversas funciones. Entre las opciones más destacadas se encuentran:

• Reposición de la mercancía.
• Salida de la mercancía.
• Gestión de inventarios.
• Control de ubicaciones.
• Consulta de stocks continua.
• Estado de reposiciones y envíos de la mercancía.
• Capacidad de impresión de códigos de barras.

Asimismo, todos los procesos que afectan al stock de los artículos que pueden realizarse mediante la lectura de códigos de barras. En consecuencia, se producirán mejoras en algunos procesos de la cadena de suministro logística. A continuación, exponemos algunos de los más interesantes:

• Inventarios más fiables y mayor control de existencias.
• Minimización de errores en la preparación de pedidos, además de una mayor rapidez.
• Mayor entrada de mercancías con menos errores de ubicación y control más exhaustivo de todo lo que hemos facturado y lo que hemos recibido en la empresa.
• El control de los clientes de nuestro negocio también se facilita enormemente con el uso del terminal PDA, debido a que todas las líneas que estos preparan se quedan registradas e incluso pueden clasificarse según el tipo del que se trate, ya sea inventarios, devoluciones, etc.

Otros dispositivos similares al PDA.

Existen otros dispositivos que realizan funciones similares a las llevadas a cabo por los dispositivos PDA. Un ejemplo de ello serían los asistentes digitales PDT, cuyas siglas en inglés significan "Portable Data Terminal", lo cual podría traducirse como "Terminal de Datos Portátil". Estos sistemas están principalmente dirigidos al sector industrial, de la construcción y militar para llevar a cabo acciones como la lectura de códigos de barras o etiquetas por radiofrecuencia. Estos dispositivos son fabricados en su mayoría por las empresas Intermec y Symbol Technologies, entre otras.

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