La externalización logística: ¿Qué es? Tipos y Ventajas

Si hay algo que no puede negarse es que gracias al nivel de desarrollo tecnológico y logístico que hemos vivido estos últimos años las empresas se han visto obligadas a competir en mercados cada vez más saturados.

Además, actualmente un mayor número de bienes y servicios pasan a considerarse “commodities” (productos del montón sin ningún tipo de valor añadido destacable), hecho que obliga a las compañías a que hagan foco en destacar y en posicionarse por encima de la competencia.

Una de las mejores técnicas que puedes utilizar para desmarcarte de la competencia es un buen servicio de externalización. ¿Cómo puede ayudarte la externalización logística?

Una de los principales motivos por los cuales las empresas deciden proceder a la externalización es el la derivación de tareas a compañías especializadas. Al externalizar tu empresa evitas ocuparte de procesos que puede que no sean tu especialidad, por lo tanto si esos procedimientos los derivas a agentes externos especializados en esas labores, sin duda los resultados de tu empresa mejorarán y, con suerte, cabe la posibilidad de que también reduzcas costes.

Externalización logística: Tipos 

La decisión de externalizar se puede tomar pensando en prácticamente cualquier departamento de la empresa, sin embargo nosotros nos vamos a centrar hoy solamente en la externalización logística. Para este caso podemos dividir los tipos de externalización en cuatro, según el área a la que afecte:

1) Manufactura: Se utiliza cuando se derivan procesos manufactureros muy asentados, sencillos o asimilados, ya que así la empresa puede dejar de invertir tiempo en un proceso sencillo y centrarse en desarrollar nuevos diseños o manufacturas de alta calidad, de sello.

2) Tecnologías de la información: Es la externalización más utilizada actualmente, ya que en las empresas suele faltar personal cualificado y especializado en ello. La externalización es la mejor solución para cubrir estos procesos.

3) Conocimiento: Básicamente a lo que se dedican las consultorías, a poner a la disposición de las empresas unos conocimientos que no podrían tener de otra forma dentro de la compañía y que necesitan obtener inmediatamente.

4) Procesos del negocio: Lo habitual es que este tipo de externalización se centre en cubrir todo lo relacionado con los servicios ofrecidos por la empresa. En esta categoría es donde encontramos categorizada la externalización logística.

Ventajas de la externalización

En términos generales, la externalización supone una cadena de suministro optimizada y con un nivel de calidad superior, debido a que al delegar ciertas funciones en expertos permite trabajar de forma especializada y estar al día con las últimas tecnologías.

No obstante, aquí ponemos algunas de las ventajas que supone la externalización para las empresas:

• Reducción de costes.
• Mayor eficiencia.
• Servicio al cliente de calidad.
• Capacidad de adaptación a los nuevos mercados.
• Costes fijos se convierten en variables.
• Procesos logísticos más desahogados.
• Carga de trabajo más flexible.

Desventajas de la externalización.

Este es un método que supone infinitas ventajas respecto a las desventajas que ofrece. Sin embargo, también podríamos encontrar alguna que otra desventaja, entre las que se encuentra:

• Desde el momento de la contratación, se depende del operador logístico contratado.
• No puede gestionarse el control parcial de la operativa.
• Los contratos a operadores logísticos suelen ser por periodos de tiempo cortos.

¿Cómo sé qué debo externalizar?

Existe un miedo generalizado respecto a la externalización logística puesto que hay multitud de empresas que creen que debido a derivar determinados procesos de su cadena logística a otras personas o empresas van a perder el control de dichos procesos o los resultados que van a obtener no van a ser los apropiados. Sin embargo, aunque son dudas que a cualquier persona le surgirían no existen motivos de peso para no externalizar ciertos procesos de tu empresa, puesto que esto dependerá de tus necesidades particulares, teniendo claro lo que buscas de la externalización y los riesgos a los que te enfrentas. Cabe destacar que la mayoría de empresas que han decidido externalizar han notado una mejora en los resultados de su negocio.

Lo primero que debes hacer es identificar cuáles son las actividades principales (también denominadas “core activities”) que desarrolla tu empresa. Para encontrar las que son, primero debes pensar cuáles de ellas determinan el éxito competitivo de la compañía frente a la competencia. Y pese a que todo proceso que realice una empresa debe añadir valor de una u otro forma, cuando nos refiramos a las “core activities” deberemos pensar en aquellas actividades que más definen a tu empresa, las que deben colocar a esa compañía entre las mejores de su categoría. La logística siempre es y será un elemento muy clave en una empresa, sin embargo, no todas las compañías consideran la logística como un elemento clave de su propuesta de valor.

Lo segundo que debes hacer es plantearte cuáles son las actividades esenciales (también denominadas “non-core”). Son aquellas actividades que son demandadas por nuestros clientes, o que bien sirven de apoyo directo a la hora de ser capaces de defender las actividades principales.

Finalmente, identifica cuáles son las actividades no principales. Estas son las candidatas perfectas a la externalización, pero antes de tomar ninguna decisión debemos analizar si es conveniente que demos el paso.

Para finalizar te dejamos con una pequeña guía para que puedas saber qué actividades no se deberían externalizar:

- Actividades principales que aporten el mayor beneficio.
- Actividades en las que estamos especializados.
- Actividades que tienen un gran impacto en el consumidor.
- Actividades que cuenten con tecnología diseñada especialmente para ello.

Externalización logística: Servicios más utilizados

Un estudio realizado en 2016 por la empresa “Capgemini”, denominado “Third-Party Logistics”, analizó cuáles eran las actividades que las empresas elegían para encargar a sus proveedores logísticos. Éstos son los servicios logísticos más externalizados: 

1. Transporte doméstico: 80%

2. Almacenaje:  66%

3. Transporte internacional: 60%

4. Servicios transitarios: 48%

5. Servicios de agente de aduanas: 45%

6. Logística inversa: 34%

7. Cross-docking: 33%

¿Cómo conseguir que la externalización logística sea todo un éxito?

Por último, debemos prestar atención a qué factores nos interesa externalizar y cuáles nos conviene dejar como están. Así, para conseguir nuestros objetivos de manera óptima debemos contar con los recursos suficientes y entender a la perfección todas las razones por los que hemos decidido externalizar, confiando en la capacidad de la empresa y en nuestras propias decisiones. Por tanto, os exponemos a continuación una serie de recomendaciones para que tus operaciones de externalización logística salgan bien sí o sí:

Equipo de externalización capacitado.

Externalizar ciertos procesos del negocio no quiere decir que nos quedemos sin personal e la empresa, sino que debemos prestar tanta atención a las actividades que externalizamos como a la supervisión, dirección y control de todas ellas desde nuestra propia empresa.

Dirección comprometida con el proyecto.

La dirección de la empresa debe estar muy segura del proyecto en el que va a adentrarse la empresa, debido a que si los superiores no están seguros de lo que va a hacerse y cómo va a llevarse a cabo de nada sirve empezar con un proceso de externalización.

Previsualizar las metas.

Desde que empezamos nuestras actividades de externalización logística debemos tener muy claros los objetivos que perseguimos con esta acción, de manera que sepamos perfectamente y en todo momento a donde queremos llegar y qué procesos de la cadena de suministro se van a mantener como estaban y cuáles pasarán a ser externalizados.

Fase de transición = Proyecto.

En el proceso de externalización, no debemos perder la visión de proyecto con la que empezamos, puesto que este proceso puede durar desde meses hasta años. No debemos pensar que la externalización llegará a nuestra empresa de un día para otro, sino que debemos realizar un conjunto de acciones que irán desarrollándose con el paso del tiempo.

No ocultar información.

Resulta muy necesario el hecho de informar a la plantilla de empleados de todos los cambios que surjan respecto a los procesos tal y como se conocían hasta ese momento.

Contrato muy preciso.

Los contratos de este tipo deben contener información detallada tanto sobre las actividades a realizar, como la duración, fechas de inicio y de finalización, personal encargado, etc.

Contar con una sección financiera.

Antes de hacer cualquier plan de externalización, necesitaremos llevar a cabo un presupuesto para ello. Es decir, debemos hacer un cálculo del dinero que estamos dispuestos a destinar al proyecto, si se necesitan hacer inversiones adicionales, etc.

Indicadores de rendimiento consensuados.

Los indicadores de rendimiento van a ser, en gran parte, los que, como su propio nombre indica, van a ofrecernos la información sobre el éxito o el fracaso de la externalización logística de nuestra empresa puesto que contienen información sobre lo que queremos medir, cómo queremos hacerlo y cuáles son los objetivos generales que queremos conseguir con el proceso de externalización.

Sistema de gestión de transporte.

Los sistemas de gestión de transporte o TMS nos permiten hacer una rápida identificación de los procesos que no nos proporcionan la eficiencia deseada, de manera que podemos optimizar los procesos de la cadena de suministro.

Como hemos visto en los apartados anteriores, la externalización de algunos procesos logísticos del negocio es casi en todos los casos un gran acierto para las empresas que presenta muchos más beneficios que inconvenientes para ellas. No obstante, siempre debemos tener muy en cuenta la calidad de los servicios que proporcionamos así como las preferencias y deseos de nuestros clientes. Lo que está claro es que sin una buena estrategia logística, nada funcionará como deseamos, por lo que es un aspecto al que debemos dedicarle bastante tiempo si queremos obtener éxitos futuros.

A través del uso de este tipo de sistemas de gestión la empresa es capaz de escoger el sistema de transporte que más le conviene en función de sus necesidades para que la distribución de las mercancías y productos salga a pedir de boca. Y es que, si conseguimos llevar un buen control de la expedición del transporte podremos adaptarnos inmediatamente a la evolución constante que sufren los sistemas telemáticos, así como tener una comunicación óptima entre los agentes logísticos.

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